9. Rutinní operace

Poté, co jste si nastavili čtečku, definovali správu docházky ve společnosti a vytvořili seznam svých zaměstnanců (kapitoly 3 až 7), můžete začít používat systém pro běžnou kontrolu docházky, prostě - rutinní operace.

9.1. Stahování dat z InTagralu

1. V hlavní nabídce programu klikněte na (Stažení dat).

2. Je-li spojení udáno jednoznačně (v nabídce spojení máte pouze jedinou možnost), začne stahování dat okamžitě. V takovém případě přejděte na krok 6. V opačném případě se vám objeví toto okno, ve kterém si komunikační kanál pro přenos dat sami zvolíte:

3. Klikněte na , máte-li InTagral připojený přímo k PC, nebo
klikněte na v případě spojení přes modem nebo
na , pracujete-li se síťovým zapojením více InTagralů.

4. Vyberte si komunikační kanál (port) ze seznamu Propojení.

5. Klikněte na (Stažení dat). Dojde-li k selhání komunikace, objeví se na obrazovce chybová hláška. V opačném případě si program stáhne data ze čtečky a zobrazí se toto okno:

6. Počet provedených “stáhnutí” (Záznamy dat) je zobrazen na displeji spolu s ostatními podrobnosti o čtečce a komunikačním statusem. Hláška “Vybité baterie” indikuje, že hlavní baterie ve čtečce by měly být vyměněny nejpozději do tří dnů (viz kapitola 4.1.2).

7. Zavřete okno.

9.2. Úprava údajů ze čtečky

Ve chvíli, kdy máte stažená data ze čtečky, můžete je začít upravovat (editovat) podle svých potřeb (přidávat k nim další příchody a odchody (pakliže na to zaměstnanci zapomněli) nebo měnit parametry vstupních časů apod.). Ve výjimečných případech budete chtít pozměnit pravidla pro výpočet docházky vztahující se ke konkrétnímu dni; nejjednodušším řešením je přiřazení vhodné Výjimky, kterou si nadefinujete v Databázích. Výjimky můžete uplatnit pro jednoho nebo více zaměstnanců/údajů, tak aby vám to co nejlépe vyhovovalo.

Podle následujícího návodu se dozvíte, jak takové úpravy provádět; nezapomeňte však, že před úpravou dat musíte mít alespoň nějaká data zadaná (definovaný musí být minimálně zaměstnanec a časové období).

1. V hlavní nabídce klikněte na . Otevře se vám následující okno:

2. V okně si vyberte zaměstnance a časové rozmezí (periodu), ve kterém ho chcete editovat. Perioda je přednastavená na období, ve kterém jste data upravovali naposledy; chcete-li si vybrat jinou (viz kapitola 9.2.5).

3. Máte-li vybráno, klikněte na OK, a objeví se toto okno:

Obr. 9‑1: Okno pro úpravu dat

4. Levý panel prezentuje zaznamenané příchody a odchody; přičemž v pravém panelu se nacházejí korespondující výpočty docházky.
Rozdílné barvy textu mají následující význam:

¨ Černá: Denní záznamy jsou v pořádku

¨ Zelená: Chybějící příchod nebo odchod

¨ Červená: V tomto dni nebylo zaznamenáno žádné protažení

Chcete-li získat nápovědu v průběhu manipulace s programem, klikněte na (v levém horním rohu).

5. Máte-li aktivované funkce speciálních tlačítek (pomocí Databáze/Obecné nastavení), objeví se vám pro ně tabulky v okně Úpravy dat (viz Obr. 8‑1), které můžete rovněž upravovat.

6. Okno pro úpravu dat vám umožňuje:

¨ Upravovat časy protažení karet (viz kapitola 8.2.1).

¨ Zadávání výjimek (viz kapitola 8.2.2).

¨ Výběr jiného zaměstnance (viz kapitola 8.2.4).

¨ Volbu různých časových období (viz kapitola 8.2.5).

¨ Zadávání výjimek pro více zaměstnanců zároveň nebo pro různé skupiny časových rozmezí zároveň (viz kapitola 8.2.3).

9.2.1. Úprava časů protažení karty

1. V levém panelu si kliknutím “prosvětlíte” zvolenou kolonku. (Pro pohyb mezi kolonkami můžete používat i klávesnicové kurzory)

2. Vložíte nový čas.

3. Zmáčknutím tlačítka "Enter" se přesunete na další kolonku v řádku. Chcete-li v tomto řádku (tzn. dni) pozměnit více údajů, udělejte to ve stejném okamžiku, protože dokud nenajedete na další řádek, můžete všechny své úpravy tohoto řádku zrušit jediným stiskem klávesy "Esc".

4. Přejdete-li na jiný řádek (den), systém si automaticky ověří a uloží provedené úpravy posledního řádku – dne.

9.2.2. Zadávání výjimek

Program OnTimePro překládá příchody a odchody zaměstnanců do Pracovní doby. Pravidla tohoto “překladu” jsou nadefinována v databázi Pracovních dnů a mohou být specifikována pro každý den zvlášť. Z toho vyplývá, že i výpočty pracovního času mohou být (díky výjimkám) rozdílné.

Zadávání výjimek pro více zaměstnanců/dnů je vysvětleno v kapitole 8.2.3.

ð Teď si vysvětlíme zadávání jednoduché výjimky:

1. Použijte pravý panel v okně pro Úpravu dat:

2. Pro každý den zde máte nabídku těchto parametrů:

¨ Příchodové/Odchodové hodiny: Počet docházkových hodin shodných s počtem zaregistrovaných příchodů a odchodů. Tato data jsou přebírána z denních záznamů, proto je nelze upravovat.

¨ Pracovní doba: Počet hodin, které budou registrovány jako hodiny pracovní; tato hodnota se mění v závislosti na zvoleném typu pracovního dne nebo výjimky (je-li zadána).

¨ Výjimka: Výjimkou se myslí soubor výpočtových pravidel, která byla vytvořena pro speciální účel, pro výjimečné druhy dnů. Jejich nastavení se určuje prostřednictvím Databází.
K označení dne výjimkou určitého druhu, klikněte na kolonku Výjimky a z roletky si požadovanou výjimku vyberte. V závislosti na tom, jak jste si výjimku v Databázích nastavili, můžete zvolením výjimky pozměnit Typ pracovního dne a/nebo hodnotu Pracovní doby.

¨ Typ pracovního dne: Správa pracovních úkonů nabízí možnost zadávání různých typů pracovních dnů pro každý den v týdnu. Pomocí zadávání výjimek lze tento proces automatizovat; manuálně můžete provádět změny typu pracovního dne v kolonce Pracovní den.

9.2.3. Zadávání výjimek pro více zaměstnanců/dnů

ð Chcete-li zadat výjimku pro více dnů:

1. Klikněte na (Funkce). Otevře se vám následující okno:

2. V políčku “Skupina” si zvolíte oblast, ve které chcete modifikace provádět (všichni zaměstnanci, středisko nebo jedinec).

3. Použitím políčka “Rozmezí dat” si zvolíte období, ve kterém chcete aktivovat změny.

4. V políčku “Údaje k pozměnění” si vyberte atribut, který si přejete změnit; v políčku, které se vám zobrazí, si nastavte nové hodnoty.

5. Zaškrtněte “Přepiš existující údaje”, čímž provedené změny aplikujete pro všechny vybrané zaměstnance/dny. Tuto kolonku nezaškrtávejte pouze v případě, že chcete použít vaše zadané změny jen na místech, kde ještě neexistují žádné další údaje.

6. Kliknutím na OK provedené změny uložíte.

9.2.4. Výběr jiného zaměstnance

Chcete-li upravovat data dalšího/předchozího zaměstnance, stačí kliknout na volbu Další/Předchozí zaměstnanec..

Jakéhokoliv zaměstnance ze seznamu pak vyhledáte kliknutím na (Zaměstnanci).

9.2.5. Volba různých časových období

Program OnTimePro nabízí denní, týdenní, čtrnáctidenní, semi-měsíční a měsíční časová období pro úpravu dat.

Nastavené časové období je souhlasné s výplatní periodou; toto nastavení lze změnit prostřednictvím volby Období (viz další).

Kalendářní období, ve kterém právě pracujete, je zobrazeno nad sloupcem Příchodů/Odchodů. Přesunutí do dalšího/předchozího kalendářního rozmezí uděláte jednoduše pomocí volby Další/Předchozí období.

1. Chcete-li si vybrat jakékoliv časové období, klikněte na (Období).Otevře se následující okno:

2. Ve sloupci Období si vyberte délku časového úseku (např. měsíc); vpravo pak konkrétní období (např. červen, leden …).

3. Klikněte na OK.

9.3. Sestavy

Program OnTimePro vám nabízí vytvoření jakékoliv sestavy (tisku) vycházející z vašich docházkových údajů. Různé druhy sestav jsou popsané v kapitole 8.3.1.

Sestavy se vyrábějí pro určenou skupinu zaměstnanců v určeném období; další možností je volba tisku sestavy nebo jenom její zobrazení na displeji (Obrazovka/Tiskárna).

Proces vzniku sestavy je podrobně popsán v kapitole 9.3.2.

9.3.1. Druhy sestav

9.3.1.1. Časový záznam

Tato sestava představuje časový záznam určené skupiny zaměstnanců v určitém období.

9.3.1.2. Denní aktivita

Tato sestava reprezentuje všechna zaznamenaná protažení karty v jednom určitém dni.

9.3.1.3. Součet hodin

Tato sestava vám přehledně ukáže absolutní součet odpracovaných hodin konkrétního zaměstnance v určitém časovém období.

9.3.1.4. Kdo je přítomen

Na základě vámi určených typů pracovních dnů a popisů pracovních úkonů jste schopni díky této sestavě rychle a přehledně zjistit, který z vašich zaměstnanců je v práci a zda-li došel včas.

9.3.1.5. Funkce X , Y

Tato sestava vám zobrazí operace se speciálními tlačítky, provedené za určitou dobu.

9.3.1.6. Absence

Sestava výpisů o absenci se odvíjí od kontrolování nedodržených příchodů a odchodů podle nastavené délky a typů pracovních dnů.

9.3.1.7. Zpoždění

Tato sestava vám ukáže výpis dnů, ve kterém se konkrétní zaměstnanec (nebo zaměstnanci střediska/celé společnosti) opozdil oproti své stanovené příchozí době.

Pozn.: Při kontrole opoždění zaznamenává systém data pouze těch zaměstnanců, kteří mají v nastavení prac. úkolu vyplněnou kolonku “Doba příchodu” (viz kapitola 5.2.2.1).

9.3.1.8. Chybějící registrace

Tato sestava vám vypíše všechny příchody (vybrané skupiny zaměstnanců) v jednom dni, které nemají zaregistrovaný odchod.

9.3.1.9. "Osiřelé" záznamy

Tato sestava vám zobrazí veškerá protažení karet, jejichž ID číslo v daném časovém období není v systému registrováno.

9.3.2. Tvorba sestavy

ð Chcete-li vytvořit sestavu:

1. V hlavní nabídce klikněte na (Sestavy).

2. Otevře se následující okno:

3. Vyberte si druh sestavy ze sloupku “Typ sestavy“.

4. Klikněte na (Tisk sestavy).Otevře se toto okno:

5. V políčku “Cíl” si vyberte tisk sestavy (Tiskárna) nebo pouze její zobrazení na displeji (Obrazovka).

6. Zvolíte-li tisk sestavy:

¨ Máte možnost vytisknout pouze část sestavy: zadejte “Strany” v kolonce “Rozsah” a pomocí políček “Od” a “Do” zadejte rozsah z celkového počtu stran dané sestavy, který chcete vytisknout..

¨ V políčku “Kopie” si zadejte požadovaný počet kopií sestavy.

¨ Potvrzením políčka Kompletovat, zadáte tisk všech kopií první strany před započetím tisku všech kopií strany druhé (atd., podle počtu stran v sestavě). V opačném případě se vám vytiskne sestava celá pohromadě a až pak se započne tisk další kopie.

7. Nastavit tiskárnu před započetím tisku můžete prostřednictvím políčka “Nastavení tiskárny”.

8. Kliknutím na ”Tisk” začnete sestavu tisknout/zobrazovat ma displeji.

9.4. Export údajů o docházce

Docházková data (údaje) můžete exportovat i do jiných programů (např. do účetních programů) pomocí volby “Export údajů”, která se nachází v okně Sestavy.

ð Chcete-li exportovat docházková data do jiných programů, musíte:

1. V hlavní nabídce klikněte na (Sestavy).

2. Otevře se následující okno:

3. Klikněte na (Export Údajů).
Systém konvertuje data o docházce do exportního souboru. Název a formát tohoto souboru lze nadefinovat pomocí kolonky “Exportní formát” (Databáze/Hlavní parametry).