6. Střediska a zaměstnanci

Aby byl zachován pořádek a systém v kontrole docházky, je třeba pečovat o seznam vašich zaměstnanců. Proto je každému zaměstnanci přiděleno ID číslo a jméno. Další údaje o zaměstnancích (jako je adresa, telefonní číslo nebo dokonce fotografie) si můžete rovněž vyplnit, ale pro identifikaci zaměstnanců to není nezbytné.

Dále musí být každému zaměstnanci přiděleno číslo karty, středisko a typ pracovního úkonu. Střediska a typy prac. úkonů si vyberete v roletce; pakliže je ještě nemáte specifikovány, nabídne se vám pouze přednastavená volba (viz Kapitola 5 – definování prac. úkonů, nebo níže – Střediska).

Stane-li se, že se vašemu zaměstnanci ztratí nebo poškodí karta, není problém mu přidělit novou, čímž se předchozí číslo karty stává automaticky neplatným. V opačném případě, kdy vás opouští zaměstnanec a zanechává po sobě funkční kartu, není problém tuto kartu přidělit jinému zaměstnanci (nezapomeňte však odcházejícího zaměstnance vyřadit z databáze).

Zaměstnanci jsou přiřazeni ke střediskům. Střediska se liší v názvu a čísle. Je možné si nastavit jeden typ práce pro celé středisko, což v praxi znamená, že každý zaměstnanec k tomuto středisku přiřazený je zároveň automaticky přiřazený i k tomuto typu práce (je možné však zadávat i Výjimky, čímž by měla být operace se středisky maximálně zautomatizována).

6.1. Přidání, odebrání a úpravy střediska

Do seznamu středisek se dostanete zvolením ikonky Databáze v hlavní nabídce programu OnTimePro:

1. V hlavní nabídce klikněte na , otevře se okno Databáze:

2. V levém sloupci (seznam složek databáze) si zvolte položku “Střediska”. Vpravo se vám pak zobrazí všechna střediska seřazená v Seznamu středisek.

6.1.1. Přidání nového střediska

1. Klikněte na . Otevře se okno pro přidání střediska, které je identické s oknem modifikace střediska (viz níže).

2. Nastavte charakteristiky střediska tak, jak je to vysvětleno v  Modifikaci střediska (viz kapitola 6.1.2).

3. Klikněte na OK, čímž potvrdíte přidání nového střediska;
nebo klikněte na Storno, čímž operaci zrušíte.

6.1.2. Modifikace charakteristik střediska

1. Vyberte si středisko, které hodláte upravovat, a klikněte na .

2. Otevře se okno Modifikace střediska:

3. Nastavte si charakteristiky střediska:

¨ Číslo: Zvolte si jakékoliv číslo od 1 do 999, které bude přiřazeno pouze jedinému středisku. To umožní jejich rychlou identifikaci. Systém odmítá všechna čísla, která jsou již některým střediskům přiřazena.

¨ Jméno: Zvolte si název střediska (až 20 znaků).

¨ Zvolená práce: V této roletce si zvolíte typ práce, která má být zaměstnancům tohoto střediska přiřazena (ale i těm zaměstnancům, které do tohoto střediska přidáte později), pokud nezadáte jinak.

4. Klikněte na OK, čímž se veškeré vaše nastavení uloží;

5. nebo klikněte na Storno a vrátíte se k předchozímu nastavení.

6.1.3. Odebrání střediska

1. Vyberte středisko, které má být odebráno (smazáno).

2. Klikněte na . Otevře se potvrzující rámeček.

3. Zadejte OK k potvrzení.

4. Systém zkontroluje, je-li zvolené středisko bez přiřazených zaměstnanců, a smaže jej. Pakliže má středisko přiřazené nějaké zaměstnance, operace smazání střediska se zruší.

6.1.4. Tisk sestavy střediska

1. Klikněte na .Otevře se vám okno pro tisk.

2. V rámečku Cíl zvolte Tiskárna, čímž sestavu vytisknete, nebo Obrazovka a sestava se zobrazí na obrazovce.

3. Zvolíte-li tisk sestavy, čeká vás další nabídka, kde můžete zadat počet kopií v políčku Kopie (Políčka Rozsah a Kompletovat není nutné vyplňovat, jakmile sestava obsahuje pouze jednu stránku)

4. Chcete-li nastavit parametry tiskárny před zahájením tisku, stačí kliknout na Nastavení tiskárny.

5. Kliknutím na Tisk zahájíte tisk nebo výpis sestavy na obrazovku (záleží na vaší předchozí volbě Tiskárna/Obrazovka). Zde máte ukázku výpisu:

6.2. Přidání, odebrání a úpravy zaměstnanců

Do seznamu zaměstnanců se dostanete zvolením ikonky Databáze v hlavní nabídce programu OnTimePro:

1. V hlavní nabídce klikněte na .Otevře se toto okno:

2. V levém sloupci (Seznam složek databáze) si zvolte položku “Zaměstnanci”. Vpravo se vám pak zobrazí všichni zaměstnanci zařazeni v Seznamu zaměstnanců.

6.2.1. Přidání nového zaměstnance

1. Klikněte na . Otevře se okno pro přidání zaměstnance, které je totožné s oknem pro úpravu zaměstnanců (viz 6.2.2.).

2. Nastavte charakteristiky zaměstnanců tak, jak je popsáno v kapitole 6.2.2. – Úprava charakteristik zaměstnanců.

3. Kliknutím na OK vaše nastavení zaměstnance potvrdíte
nebo klikněte na Storno, což nastavení zruší.

6.2.2. Úprava charakteristik zaměstnanců

1. Vyberte si zaměstnance, u něhož chcete měnit údaje, a klikněte na .

2. Otevře se toto okno:

3. V políčku Osobní podrobnosti můžete, ale nemusíte (jestliže není dáno jinak) nastavit tyto charakteristiky:

¨ Jméno a příjmení: Zde můžete vyplnit celé jméno zaměstnance, není to však povinné, protože systém zaměstnance rozeznává podle jejich Osobního čísla a Čísla karty.

¨ Osobní číslo: Nezbytný údaj.
Vložte číslo, pod kterým je zaměstnanec ve vaší společnosti registrován.

¨ Číslo karty: Povinná položka .
Vložte “číslo karty”, které je vytištěné na kartě zaměstnance. Díky tomu bude systém odmítat čísla karet, která jsou přiřazena jiným zaměstnancům.

¨ Sociální pojištění: Do tohoto políčka zadejte číslo sociálního pojištění vašeho zaměstnance.

¨ Telefon: Telefonní číslo zaměstnance.

¨ Pohlaví: Kliknutím na jedno ze dvou tlačítek určíte pohlaví zaměstnance.

4. Můžete si rovněž specifikovat podrobnosti o adrese zaměstnance, prostřednictvím rámečku Adresa.

5. Použitím rámečku Pracovní zařazení určíte tato kritéria:

¨ Středisko: tato položka je povinná. Z roletky si vyberete zaměstnancovo středisko. K tomu se přiřadí nastavený typ pracovního úkonu v políčku Správa pracovních úkonů.

¨ Správa pracovnich úkonů: povinná položka. Jak je zmíněno výše, typ pracovního úkonu se vám zobrazí souhlasně se svým zařazením ke Středisku; toto nastavení si výběrem z roletky můžete samozřejmě pozměnit.

6. Můžete použít políčko Perioda zaměstnání, abyste určili pracovní období zaměstnance.Vyplnění těchto položek není povinné.
Jsou dva způsoby, jak nastavit Začátek a Konec této periody:

¨ Zadat přesné datum nebo

¨ Klikněte na . Otevře se okno plánovacího kalendáře:

7. Vyberte si požadovaný rok, měsíc a den.
Kliknutím na volbu data potvrdíte.

V opačném případě klikněte na .

8. Fotografie: Do tohoto rámečku si můžete “stáhnout” fotografii zaměstnance, a to ve formátu *.bmp nebo *.ico.:

¨ Kliknutím na “Zvol fotografii” se objeví standardní okno pro otevírání.

¨ Vyberte si požadovanou položku a klikněte na “Otevřít”, čímž ji zobrazíte v okně pro fotografii.

9. Kliknutím na OK potvrdíte provedené změny
nebo klikněte na Storno, čímž se okno uzavře se zachováním předchozího nastavení.

6.2.3. Odebrání zaměstnance

1. Vyberte zaměstnance určeného k odebrání (smazání).

2. Kliknutím na se vám otevře okno k potvrzení .

3. Klikněte na OK , což potvrdí vaši volbu.

4. Systém zkontroluje, zda-li má zaměstnanec nahromaděné nějaké pracovní hodiny. Pakliže žádné nemá, smaže jej; jestli má, operaci odebrání zaměstnance zruší.

6.2.4. Tisk sestavy zaměstnance

1. Klikněte na .Otevře se vám okno pro tisk.

2. V rámečku Cíl zvolte Tiskárna, čímž sestavu vytisknete, nebo Obrazovka, aby se vám sestava ukázala na obrazovce.

3. Zvolíte-li tisk sestavy, nezapomeňte na nabídku, kde můžete zadat počet kopií v políčku Kopie (Políčka Rozsah a Kompletovat není nutné vyplňovat, jakmile sestava obsahuje pouze jednu stránku)

4. Chcete-li nastavit parametry tiskárny před zahájením tisku, stačí kliknout na Nastavení tiskárny

5. Kliknutím na Tisk zahájíte tisk nebo výpis sestavy na obrazovku (záleží na vaší předchozí volbě Tiskárna/Obrazovka). Zde máte ukázku výpisu: