10. Údržba

Údržba programu OnTimePro nabízí spoustu nástrojů pro manipulaci s načtenými docházkovými daty (což zahrnuje i zálohování a obnovu dat). Navíc obsahuje i nástroj pro manipulaci s hesly či nástroj pro vytvoření exportních souborů, které jsou určené pro odlišné programy.

V hlavní nabídce klikněte na , čímž otevřete okno Údržby:

10.1. Stahování starších dat do archivních souborů

K zpřehlednění vašich údajů o docházce je dobré archivovat. Oproti mazání má archivace tu výhodu, že vám data nepřekážejí, a přesto si je můžete kdykoliv bez problémů obnovit.

1. Kliknutím na se otevře následující okno:

2. Zvolte si adresář, kam chcete svá data uložit.

Pokračujte kliknutím na Další:

3. Nastavte poslední datum, jehož údaje (data) se mají již archivovat.

4. Kliknutím na Uskutečnit provedete archivaci všech údajů, které jsou datovány před vámi zvoleným datem.

10.2. Obnovování dat z archivních souborů

Chcete-li získat zpět své archivované údaje, postupujte podle tohoto návodu:

1. Kliknutím na otevřete vyhledávací okno Údržby (viz kapitola 9.1).

2. Zvolte adresář, ze kterého chcete data obnovovat (pravděpodobně ten, do kterého jste je zálohovali), a klikněte na Další:

3. Pomocí kolonek Ode dne/Do dne zadáte rozmezí, ze kterého hodláte data obnovovat.

4. Kliknutím na Provést tyto údaje obnovíte.

10.3. Ukládání dat do záložních souborů

Podle následujícího seznamu můžete jednoduše zálohovat údaje o docházce.

1. Kliknutím na otevřete vyhledávací okno.

2. V něm zadáte adresář, do kterého chcete zálohovat.

3. Klikněte na OK.

10.4. Obnovování dat ze záložních souborů

1. Klikněte na . Otevře se okno pro vyhledávání.

2. Zadejte adresář, ve kterém máte zálohovaná data a klikněte na OK. Objeví se tato zpráva:

3. Kliknutím na Ano obnovíte zálohovaná data.

10.5. Oprava databází

Tato funkce vám pomůže při jakýchkoliv problémech s databázemi (problémy se seznamy zaměstnanců, středisek, obecných názvů a parametrů, typy pracovních úkonů či typů dnů).

1. Klikněte na .

2. Proběhne průzkum databází a pakliže je to nutné, tak i jejich oprava.

10.6. Přiřazení “osiřelých“ protažení k zaměstnancům

Při přebírání dat ze čtečky si program OnTimePro zařadí každé protažení karty k zaměstnanci se souhlasným číslem. Veškerá protažení, která z různých důvodů nejdou k žádným zaměstnancům přiřadit, jsou označena za “sirotky”. Kdykoliv se pak přidá zaměstnanci nové číslo karty (např. když nabíráte nového zaměstnance nebo dáváte zaměstnanci novou kartu), jsou osiřelá protažení se stejným číslem karty k tomuto zaměstnanci přiřazena.

Ve výjimečných případech se může stát, že budete muset protažení přiřadit k zaměstnanci manuálně; nebo veškeré lichá protažení i úplně smazat.

1. Kliknutím na otevřete následující okno:

2. Abyste přiřadili osiřelé protažení (nebo více) k zaměstnanci, musíte si:

¨ V pravé tabulce vybrat zaměstnance.

¨ V levé tabulce zvolit veškerá osiřelá protažení, která chcete danému zaměstnanci přiřadit.

¨ Kliknutím na “Přiřadit” začlenit všechna označená protažení pod číslo karty zvoleného zaměstnance.

3. Chcete-li nějaká osiřelá protažení odstranit:

¨ Pak si v levé tabulce opět označte potřebná protažení a kliknutím na Odstranit je smažte.

10.7. Stažení dat z předchozích verzí programu InTagral

Podniknete-li rozšíření docházkového programu z OnTime na OnTimePro, budete si pravděpodobně chtít stáhnout svá dosavadní data do novější verze programu, v čemž vám pomůže následující návod.

1. Kliknutím na otevřete okno pro vyhledávání.

2. Zvolte si soubor, který chcete importovat ( ve formátu .txt).

3. Výběr potvrďte kliknutím na OK.

10.8. Vytvoření sestavy se záznamy o komunikaci

Záznam o komunikaci zaznamenává veškeré operace týkající se stahování dat.

Je doporučeno čas od času záznam o komunikaci smazat (a vytvořit nový), aby se udržovala jeho přiměřená velikost.

ð Chcete-li si prohlédnout nebo vytisknout záznam o komunikaci:

1. Klikněte na .Otevře se následující okno:

2. Kliknutím na vytisknete sestavu (podrobnosti o tisku programu OnTimePro v kapitole 9.3.1, kroky 4-8).

Příklad sestavy záznamu o komunikaci:

ð Jak smazat záznam o komunikaci?

1. Klikněte na a poté na .

2. Otevře se okno k potvrzení.

3. Kliknutím na OK vymažete veškeré dosavadní záznamy o komunikaci.

10.9. Definování uživatelských/správcovských hesel

Protože je povaha docházkových údajů zneužitelná, doporučujeme nastavit si heslovou ochranu před neautorizovanými pokusy o vstup.

Program OnTimePro podporuje dvě úrovně hesel:

§ Správce – tento přístup umožňuje neomezenou manipulaci s celým programem; chcete-li pracovat s heslovou ochranou, musíte definovat alespoň jednoho správce.

§ Uživatel – v této úrovni je zablokován přístup do Údržby, Nastavení InTagralu a manipulací s Databázemi.

Je možné (ale nedoporučujeme to) se nastavení hesel vyhnout, jednoduše tím, že nevyplníte žádné heslo (pochopitelně pouze v případě, že jste si ještě žádná hesla nezadali).

Systém vám službu hesel nabídne ihned po prvním spuštění programu OnTimePro. Chcete-li si hesla nadefinovat později, můžete to udělat prostřednictvím nabídky Údržba/Nastavení hesel:

1. Kliknutím na otevřete následující okno:

2. Toto dialogové okno vám umožňuje:

¨ Přidat uživatele/správce do seznamu autorizovaných (viz kapitola 3.3.1)

¨ Odebrat uživatele/správce ze seznamu autorizovaných (viz kapitola 3.3.2)

¨ Odstranit všechna hesla, čímž umožníte komukoliv volný přístup do programu (viz kapitola 3.3.3).

3. Přidávání/odebírání hesel podle potřeby. Kliknutím na Zavřít, se vrátíte do okna Údržby:

¨ Je-li seznam autorizovaných osob prázdný, spouští se program OnTimePro bez hesel, což znamená, že jsou přístupné všechny nabídky pro všechny uživatele systému.

¨ Máte-li nastavená pouze uživatelská hesla, budete programem vyzváni, abyste definovali alespoň jednoho správce systému (když to neuděláte, budete muset program OnTimePro smazat a instalovat znovu, protože pouze s uživatelskými hesly vám nabídka Údržba není zpřístupněná).

10.10. Určování skladby exportních souborů

Chcete-li údaje z docházkového systému exportovat do jiných programů (např. do programu na výplaty), musíte jejich skladbu nadefinovat tak, aby je byl schopen cílový program přečíst.

ð Abyste určili název a formát souborů určených k exportu, musíte:

1. Kliknout na . Tím otevřete toto dialogové okno:

2. Popis exportu je popis tohoto typu exportu. Toto jméno se zobrazí v seznamu exportních formátů v nabídce Databáze/parametry (viz sekce 7.2). Můžete:

¨ Vložit Popis exportu pro vytvoření zcela nového formátu pro export; NEBO

¨ Klikněte na pro zvolení a načtení již existujícího exportního formátu pro provedení změn.

3. Z seznamu Typ exportu zvolte tup souboru, který je kompatibilní s cílovým softwarem.

4. Vyplňte Jméno souboru pro specifikování jména a umístění souboru, který tento exportní formát vytvoří. Můžete cestu a jméno souboru vložit nebo použít tlačítko Nalistovat… (). Můžete pojmenovat soubor, jak chcete. Není nutná žádná koncovka.

5. Použijte seznam Exportovat z tabulky pro definování dat, které se mají exportovat: zvolte „Transakce“ pro export pouze údajů o protažení dat nebo „Celkové transakce“ pro export pouze vypočítaných údajů o docházce.

6. Cílový software očekává souhlas obsahující záznamy s určitou strukturou: každý záznam by měl obsahovat určitá pole v určitém pořadí. V případě ASCII souborů software umožní uživateli definovat vlastnosti zobrazení, jako třeba délku nebo zarovnání. Pro specifikování potřebné datové struktury (ve spolupráci s dokumentací cílového softwaru):

¨ Definujte první pole struktury:

1) Zvolte pole z seznamu Možná pole.

2) Pokud pole je očekáváno v určitém tvaru, zvolte jej ze seznamu Možné vlastnosti, a vyplňte potřebný údaj v položce Hodnota vlastnosti.

3) Klikněte na Přidat pro přidání pole do Formát exportu.

Příklad: Pokud software pro výplaty očekává první pole o délce 10 znaků obsahující počet odpracovaných hodin, zvolte „Součet za den“ ze seznamu Možná pole, pak zvolte „Velikost“ z Možné vlastnosti a nastavte Hodnotu vlastnosti na 10.

¨ Stejným způsobem vyplňte zbytek polí struktury exportu dat.

7. Klikněte na Uložit pro uložení formátu nebo klikněte na Storno pro zrušení provedených změn.